En la ocasión, asistió Emma de Ramón, Coordinadora del Archivo Nacional Histórico, quien dictó la charla "Acceso al patrimonio documental y sus riesgos: Control y cuidado desde la experiencia del Archivo Nacional Histórico". La experta explicó la función y labor del Archivo nacional y Archivo Nacional Histórico -ANH- , y planteó el tema de la seguridad desde la perspectiva y experiencia del propio Archivo.
Emma de Ramón manifestó que el patrimonio está muy indefenso, y pese a tomar las medidas necesarias para prevenir los riesgos y daños en los documentos, la tarea se complica debido los vacíos y debilidades existentes en las leyes actuales encargadas de resguardar el patrimonio del país. En este sentido, el Archivo Nacional (AN) -institución perteneciente al Estado y dependiente de la Dirección de Bibliotecas Archivos y Museos (Dibam)- reúne y conserva toda la documentación administrativa, política, judicial y militar del país, y todos los documentos y manuscritos relativos a la historia nacional, para garantizar su conservación, ordenación y aprovechamiento para los investigadores.
La misión de reunir, organizar y preservar el Patrimonio Documental, fue definida hace algunos años a través de un proyecto estratégico, determinando que el Archivo Nacional es un organismo público de jurisdicción nacional, con atribuciones que implican la supervisión de documentos archivísticos. El AN se encuentra conformado por tres servicios centrales que prestan servicios a los archivos del país, entre los cuales se encuentran la Oficina Nacional de Archivos, el Centro de Conservación de Documentos - ambos organismos técnicos que asesoran la formación de archivos- y el Centro de Descripción, el cual asesora a los diferentes instituciones afines del país, en normas internacionales para la descripción de archivo.
Además, existen cuatro archivos que dependen directamente del AN. El primero es el Archivo Nacional Histórico, considerado -según Emma- como el más antiguo; el segundo es el Archivo Nacional de la Administración, que en algún momento se le llamó archivo del siglo XX; y por último, el Archivo Regional de la Araucanía -con sede en Temuco- y el otro es el Archivo Regional de Tarapacá -con sede en Iquique- con la idea desde la perspectiva del conservador de poder expandir esta red de archivos a nivel regional.
Asimismo, Emma realizó un pequeño recorrido desde origen del ANH, el cual nació oficialmente el año 1925 gracias a su reglamento orgánico, contando su función como fuente de conservación y resguardo de una gran cantidad de documentos de interés público y privado. En el año 2010, el AHN registró aproximadamente 6215 visitas entre usuarios ocasionales e investigadores, siendo 24.743 los volúmenes solicitados en total, de los cerca de 55.000 documentos que resguarda el Archivo (hojas sueltas, cuadernillos, mapas, cartas, entre otros)
La seguridad en el ANH: el peligro de la documentación
La Coordinadora del Archivo Nacional Histórico, explicó que el tema de la seguridad no puede reducirse sólo al problema de las sustracciones de materiales que ocurren ocasionalmente en el organismo, puesto que también pasa por los problemas de espacio, de conservación de los documentos, y la accesibilidad a ellos por parte de los usuarios.
"Evidentemente que hay sustracción de materiales, es una cosa tan grande que es muy difícil de controlar, pero no es solamente esto lo que nos afecta en cuanto a seguridad. Yo diría que la seguridad del ANH pasa fundamentalmente por tres problemas. En primer lugar, el espacio disponible en depósitos y estanterías, luego la conservación aplicada a los documentos que se realiza e incluso la restauración. Y por último, el acceso a los documentos por parte de los usuarios, porque la función del archivo es mostrar sus documentos y no guardarlos, porque o si no, no tiene sentido", explicó Emma de Ramón.
El Archivo Nacional Histórico dispone de estanterías que abarcan de alrededor de 7,8 kilómetros de superficie, pero la cantidad de documentación excede el espacio disponible en 400 metros lineales aproximadamente, lo cual implica que mucho de esos documentos se encuentren fuera de las estanterías o en los pasillos de la institución. Para disminuir el problema de espacio, los archivos se han ordenado con determinada lógica en los estantes, facilitando su ubicación al momento de reordenar o buscar cierto documento; y además, se han resguardado en cajas para que los archivos que no poseían un lugar de ubicación asignado, queden protegidos de hurtos y mala manipulación.
Otro de los peligros que afecta al archivo es el hacinamiento de la documentación, debido a que implica la disminución del control de la documentación por parte de los archiveros, que es la clave en la seguridad, según afirma Emma. "En la medida que tenemos bases de datos y de control de la documentación, facilita la tarea de poder cuidarla".
En resumen, los problemas que afectan la seguridad del ANH recaen principalmente en el peligro de conservación del almacenamiento de los documentos y su respectiva manipulación; y por los intentos de hurto que ocurren en algunas ocasiones en el mismo archivo, hecho que afectó recientemente al ANH. Es por ello, que para disminuir estas posibles y reales amenazas, han recurrido a la aplicación de leyes y proyectos que involucran la protección y seguridad al patrimonio, y han disminuido la circulación a través del acceso indirecto, para evitar robos y daños de los documentos.
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